Vacature Secretaresse

Secretaresse

NL

Secretaresse

gemeente Nissewaard Spijkenisse

Wat is vereist?

• Mbo+ werk- en denkniveau
• Enige jaren (2 tot 3 jaar) werkervaring als Secretaresse, Managementassistente of ervaring in een andere dienstverlenende functie
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen samenwerken
• Goed in verbinding leggen met jouw collega's en klanten
• Goed kunnen plannen en organiseren
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Initiatiefrijk en een goed aanpassingsvermogen

Wat krijg je?

• Maximaal €2.545 - €3.612 bruto p/m (schaal 7 CAO gemeenten), afhankelijk van kennis en ervaring en o.b.v. een 36-urige werkweek
• IKB (17,05% flexibel in te zetten)
• 36-urige werkweek
• 194,4 vakantie-uren o.b.v. een 36-urige werkweek
• Trainings- en opleidingsmogelijkheden via het Individueel keuzebudget
• Inrichten thuiswerkplek (€ 750,- budget voor inrichten thuiswerkplek per 7 jaar)
• Fietsregeling (€2000,- budget fietsregeling per 3 jaar)
• Reiskostenvergoeding (volledige vergoeding OV óf € 0,21 per km (min. 10 km, max. 40 km enkele reis)

Wat doe je?

• 30% Complex agendabeheer uitvoeren
• 20% E-mails, vergaderstukken en handtekeningen verwerken
• 10% Attenties zoals bloemen en cadeaus regelen
• 10% Correspondentie en postbehandeling verzorgen
• 10% Ondersteuning bij vergaderingen bieden
• 10% Interactie en communicatie met organisatie en burgers onderhouden
• 10% Overige administratieve taken uitvoeren

Als Secretaresse bij de gemeente Nissewaard ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van wethouders, managers en teamleiders. Je bent niet alleen hun assistent, maar ook een adviseur en organisator. Je biedt zowel gevraagd als ongevraagd advies om zaken soepeler te laten lopen en zorgt ervoor dat de collega's die je ondersteunt geen omkijken hebben naar secretariële zaken. Je werkt hiervoor samen met je collega's in een klantketen volgens logische processen en duidelijke taken. Verbinding en samenwerking staat voorop.

In deze functie beheer je de agenda's van je klanten, waarbij je alle afspraken nauwkeurig bijhoudt en zorgt voor een goede prioriteitsstelling. Het is hierbij belangrijk dat je goed aanvoelt wat de positie en belangen zijn van zowel de klant als de organisatie. Dit vereist politieke, bestuurlijke en organisatie sensitiviteit. Daarnaast neem je het telefoonverkeer voor je rekening en handel je zelfstandig verzoeken af of verbind je door indien nodig. Je steunt hierbij op je kennis van de organisatie.

Het Secretariaat van de gemeente Nissewaard is opgedeeld in twee teams: het Collegesecretariaat en het Organisatiesecretariaat. Het Collegesecretariaat focust zich op het ondersteunen van het college van burgemeester en wethouders, waarbij taken politiek gevoeliger zijn en een nauwe samenwerking met wethouders vereist is. Het Organisatiesecretariaat daarentegen richt zich meer op de algemene ondersteuning van de organisatie, waarbij de werkzaamheden minder politiek geladen zijn, maar van groot belang zijn voor de soepele werking van de gemeentelijke diensten.

Heb je vragen over deze functie? Neem dan contact op met (): .

Als je organisatiesensitief bent, graag een dienstverlenende houding aanneemt en je het uitdagend vindt om regelmatig ad-hoc taken op te pakken, dan is dit een baan voor jou.

Op een minder leuke werkdag heb je het gevoel dat je steeds achter de feiten aanloopt, krijg je te maken met afgezegde afspraken of merk je dat mensen niet reageren op e-mails of telefonisch moeilijk te bereiken zijn.

• Ma
• Di
• Wo
• Do
• Vr

Je start onmiddellijk met het opstellen van een schema met mogelijke datums en tijden. Contact met de secretaresses van de betrokken wethouders is belangrijk om snel beschikbaarheden te checken. Ondanks mogelijke tegenslagen en wijzigingen in planningen zorg je ervoor dat alles op zijn plek valt. Soms regel je bijvoorbeeld een digitale bijeenkomst om gelijktijdig agenda's te bekijken en alles efficiënt af te stemmen. Op die manier streef je ernaar zo snel mogelijk een overlegmoment te vinden.

Wat doe je?

Groeipad

De gemeente Nissewaard beschikt over een opleidingsbudget, waarmee medewerkers functie inhoudelijke opleidingen en trainingen kunnen volgen, maar ook coaching. Binnen de gemeente staat een groeipad niet vast, maar door de grootte van onze organisatie zijn er genoeg kansen om door te groeien binnen of buiten je functie.

Werken bij gemeente Nissewaard

Hoofdkantoor in Spijkenisse

Functie:	secretaresse
Startdatum:	03-12-2023
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	2545 – 2545
Uren per week:	1 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Gemeente Nissewaard via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.