Vacature Secretaresse

gemeente Nissewaard Spijkenisse

Wat is vereist?

• Mbo+ werk- en denkniveau
• 3+ jaar werkervaring als Secretaresse, met voorkeur in een overheidsinstantie
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen samenwerken
• Het vermogen om onder werkdruk te functioneren
• Goed kunnen plannen en organiseren
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Initiatiefrijk en een goed aanpassingsvermogen
• Politieke sensitiviteit en integriteit
• Bereid zijn om af en toe buiten kantoortijden te werken, zowel in de avond als in het weekend

Wat krijg je?

• Maximaal €2.666- €3.784 bruto p/m (schaal 7 CAO gemeenten), afhankelijk van kennis en ervaring en o.b.v. een 36-urige werkweek
• IKB (17,05% flexibel in te zetten)
• 194,4 vakantie-uren o.b.v. een 36-urige werkweek
• Trainings- en opleidingsmogelijkheden via het Individueel keuzebudget
• Inrichten thuiswerkplek (€ 750,- budget voor inrichten thuiswerkplek per 7 jaar)
• Fietsregeling (€2000,- budget fietsregeling per 3 jaar)
• Reiskostenvergoeding (volledige vergoeding OV óf € 0,21 per km (min. 10 km, max. 40 km enkele reis)

Wat doe je?

• 60% Complex agendabeheer uitvoeren (dit kan afwijking i.v.m. de onderlinge verdeling)
• 25% Administratieve werkzaamheden, denk hierbij aan het agenderen van vergaderstukken, beantwoorden van e-mail etc.
• 10% Correspondentie en postbehandeling verzorgen
• 5% Overige werkzaamheden uitvoeren

Stel direct een vraag

• Created with Sketch.

Als organisatie Secretaresse bij de gemeente Nissewaard ben je het aanspreek- en informatiepunt van het college van alle managers en teamleiders van gemeente Nissewaard. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen focussen op de dagelijkse uitdagingen en volledig ontzorgt worden op secretarieel gebied. Je ondersteunt ze niet alleen, je bent soms ook een adviseur en organisator. Je biedt zowel gevraagd als ongevraagd advies om zaken soepeler te laten lopen. Je houd afspraken nauwkeurig bij en zorgt voor een goede prioriteitstelling. Het is hierbij belangrijk dat je goed aanvoelt wat de positie en belangen zijn van zowel de klant als de organisatie. Dit vereist politiek bestuurlijke sensitiviteit.

Je bent het gezicht van de gemeente Nissewaard en je laat zien dat jouw professionaliteit en representativiteit uitstekend passen bij de functie. Je bent accuraat, hebt oog voor detail en je bent goed in staat om onder tijdsdruk te werken. Werken met strikt vertrouwelijke en geheime gegevens is jou toevertrouwd. Daarnaast vind je het leuk om het grootste deel van je werkweek op kantoor te werken met jouw collega's en voel je je samen verantwoordelijk voor het goed laten verlopen van alle werkzaamheden en uitdagingen die er liggen.

Het Secretariaat van de gemeente Nissewaard is opgedeeld in twee teams: het Organisatiesecretariaat en het Collegesecretariaat. Het Organisatiesecretariaat richt zich meer op de algemene ondersteuning van de organisatie, waarbij de werkzaamheden minder politiek geladen zijn, maar van groot belang zijn voor de soepele werking van de gemeentelijke diensten. Het team Collegesecretariaat richt zich daarentegen meer op het ondersteunen van het college van burgemeester, gemeentesecretaris, kabinet en wethouders, waarbij taken politiek gevoeliger zijn.

Heb je vragen over deze functie? Neem dan contact op met (): .

<p>Als organisatie <strong>Secretaresse</strong> bij de gemeente Nissewaard ben je het aanspreek- en informatiepunt van het college van alle managers en teamleiders van gemeente Nissewaard. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen focussen op de dagelijkse uitdagingen en volledig ontzorgt worden op secretarieel gebied. Je ondersteunt ze niet alleen, je bent soms ook een adviseur en organisator. Je biedt zowel gevraagd als ongevraagd advies om zaken soepeler te laten lopen. Je houd afspraken nauwkeurig bij en zorgt voor een goede prioriteitstelling. Het is hierbij belangrijk dat je goed aanvoelt wat de positie en belangen zijn van zowel de klant als de organisatie. Dit vereist politiek bestuurlijke sensitiviteit.<</p> <p>Je bent het gezicht van de gemeente Nissewaard en je laat zien dat jouw professionaliteit en representativiteit uitstekend passen bij de functie. Je bent accuraat, hebt oog voor detail en je bent goed in staat om onder tijdsdruk te werken. Werken met strikt vertrouwelijke en geheime gegevens is jou toevertrouwd. Daarnaast vind je het leuk om het grootste deel van je werkweek op kantoor te werken met jouw collega's en voel je je samen verantwoordelijk voor het goed laten verlopen van alle werkzaamheden en uitdagingen die er liggen.<</p> <p>Het Secretariaat van de gemeente Nissewaard is opgedeeld in twee teams: het Organisatiesecretariaat en het Collegesecretariaat. Het Organisatiesecretariaat richt zich meer op de algemene ondersteuning van de organisatie, waarbij de werkzaamheden minder politiek geladen zijn, maar van groot belang zijn voor de soepele werking van de gemeentelijke diensten. Het team Collegesecretariaat richt zich daarentegen meer op het ondersteunen van het college van burgemeester, gemeentesecretaris, kabinet en wethouders, waarbij taken politiek gevoeliger zijn.<</p> <p><em>Heb je vragen over deze functie? Neem dan contact op met (): .<

Als je organisatiesensitief bent, graag een dienstverlenende houding aanneemt en je het uitdagend vindt om regelmatig ad-hoc taken op te pakken, dan is dit een baan voor jou.

Op een leuke werkdag kan je terugkijken op een dag waarop alles goed georganiseerd en verlopen is.

Op een minder leuke werkdag heb je het gevoel dat je steeds achter de feiten aanloopt, krijg je te maken met afgezegde afspraken of merk je dat mensen niet reageren op e-mails of telefonisch moeilijk te bereiken zijn.

• • Complex agendabeheer uitvoeren
  • Bloemen/cadeaus regelen
  • Mails lezen en beantwoorden
  • Complex agendabeheer uitvoeren
  • Vergaderstukken in Notubiz plaatsen
• • Complex agendabeheer uitvoeren
  • Bij vergadering ondersteunen
  • Mails lezen en beantwoorden

Voorbeeld uit de praktijk

Er komt onverwacht een verzoek binnen voor een spoedoverleg met het gehele management team op zeer korte termijn, het liefst diezelfde week nog. Wat doe je?

Je start onmiddellijk met het opstellen van een schema met mogelijke datums en tijden. Contact met de secretaresses van de betrokken burgemeesters is belangrijk om snel beschikbaarheden te checken. Ondanks mogelijke tegenslagen en wijzigingen in planningen zorg je ervoor dat alles op zijn plek valt. Soms regel je bijvoorbeeld een digitale bijeenkomst om gelijktijdig agenda's te bekijken en alles efficiënt af te stemmen. Op die manier streef je ernaar zo snel mogelijk een overlegmoment te vinden.

Wat doe je?

De gemeente Nissewaard beschikt over een opleidingsbudget, waarmee medewerkers functie inhoudelijke opleidingen en trainingen kunnen volgen, maar ook coaching. Binnen de gemeente staat een groeipad niet vast, maar door de grootte van onze organisatie zijn er genoeg kansen om door te groeien binnen of buiten je functie.

Werken bij gemeente Nissewaard

Functie:	secretaresse
Startdatum:	14-05-2024
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	2666 – 2666
Uren per week:	1 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Gemeente Nissewaard via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.